営業事務ってどんな仕事？やりがいや将来性、向き不向きについて

現在、コンサルティング会社で営業事務をしています。

仕事内容は、営業部が受注してきた案件に関し、事務周りのサポート業務をするのが主な仕事です。

具体的には、

• 電話やメールでの顧客とのやりとり
• 営業の案件管理
• 契約書作成、送付、回収管理

などです。コンサルタントと顧客の間をとりもつ仕事でもありますので、顧客からの要望対応や時にはクレーム対応を行うこともあります。また契約後の入金チェックもし、未入金の場合は入金督促も行っています。

取引先とのやりとりやデータ入力、来客対応が主な仕事です。

「海外から貨物を積んだ船が何時着くか？」「貨物は何か？」「荷卸し作業は何時間かかるか？」などを通関業者や作業会社とすり合わせたり、また荷主の貨物を倉庫で保管しているので「棚卸作業や貨物の安全かつ正確な管理」「倉庫の掃除」「荷主から出荷の指示時の対応」といった作業の段取りをします。ただし、実際に現場で作業をすることはたまにしかありません。

いまいる業界はコンサルティング業界ですので、コンサルによってお客様に「経営が安定した」「社内の風通しがよくなった」「仕事がまわしやすくなった」「とてもよいコンサルの人を紹介してもらってうれしい」などと言っていただけるとやりがいを感じます。

特に要望項目の多いお客様に、コンサルを派遣し、満足していただけたときは喜びを感じます。

私の働いている会社の場合、海外から来る船を扱っており、とてもスケールの大きい業務になりますので、責任がとても大きいです。そのため、うまくいったときには安心感と達成感がとてもあります。普段の日常生活では味わえないスケール感は、この仕事でしか味わえないと思っています。

また、多くの人とコミュニケーションをとるので、褒められたり認められたり新たな仕事を任せられたりすると大変やりがいを感じます。

コンサルティングサービスは、料金が手ごろとはいえず、コンサルをやめて内製化していくお客様も多いです。このような契約打ち切りを打診されたときはとても残念に感じます。

また最近は異常気象の影響もあるのか、自然災害によってコンサルが当日顧客先にうかがうことができず、コンサルが延期になることが多いです。その際に生じるコンサルや顧客の安否確認からスケジューリングの再度組みなおしといったタスクは、精神的にきつい業務のひとつです。

自分でコントロールできない不測の事態が多々起きた時の対応がストレスに感じます。場合によっては土日や年末年始などに作業が被ることもあり、その時は働かなければなりません。前々から予定を立てたとしても、予定通りに行くわけではないので、プライベートの時間でもある程度フレキシブルに動けるようにしておく必要があります。

まずお客様に対応することも多いので、丁寧な言葉遣いができたり、落ち着いた対応ができる方が向いています。スピードが大事なときもありますが、スピード第一ではなく、誠実なコミュニケーション構築が優先されます。ですので、なにかトラブルが起きても「今確認しますので少々お時間くださいませ」と、落ち着いて保留し、必要に応じてベストな対応をとることが大切です。

総じて判断力とコミュニケーション能力に自信がある人が向いていると言えると思います。

コミュニケーション能力があり、いろいろな人と話すことが好きな人には最適だと思います。みんなでチームワークを発揮し協力しながら物事を進めることが出来る人に向いています。

行動力がなく「誰かがやってくれるだろう」とか「この人に任せればいいだろう」などと考えてしまう人は向いてないと思います。自分で何をすべきなのかを考えながら体を動かせる人が向いています。

またコンサルティング業界における営業事務の場合、顧客の社長クラスや重役クラスとのやり取りが多いため、それなりの丁寧で丁重な振る舞いが必要とされます。そのため、フランクでざっくばらんなコミュニケーションのほうが得意な方は、向いていない思います。誠意ある関係性を築けるかどうかがポイントです。

各取引先や社内スタッフと話す機会が多いので、一人で黙々と作業をしたい人は向きません。

また、倉庫業界の場合は、屋外で汚れる作業や外国語を使って仕事をすることもあるので、そのあたりに拒否反応がある人も向かないでしょう。

そこそこ将来性はあると思います。

今後も営業はなくならないので、それをサポートする営業事務も必要とされると思います。顧客と営業を取り次ぐ調整部門の仕事であるため、コミュニケーション構築のノウハウは不可欠です。このようにボーダーレスな仕事なので、将来性はあると思います。